不懂正确表达，你就只有苦劳没有功劳
以下文章来源于张永军讲管理 ，作者张永军
管理咨询与管理培训专家
“沟通高手的有效表达逻辑。”
好文2540字 | 5分钟阅读
来源：张永军讲管理（ID：ZYJCOLLEGE）
作者：张永军，未来博雅集团董事长，创业的北京大学教授。
部门经理李涛，在向领导汇报下属转正的事情：
“领导，小王工作很认真，做事从不拖拉，工作都能按时完成，并能跟同事打成一片，对人很热情，学习能力很强，愿意向老员工请教，他乐于跟客户沟通，能够做到日事日毕，还热心于读书和公益活动。由此来看小王是个优秀员工，我建议给他转正。”
没想到领导听完后，却是一脸不耐烦的样子，为什么呢？
与此类似，你跟同事、客户、亲友沟通，为什么有时你喋喋不休讲一大堆，对方却一脸茫然呢？你要怎样做，才能让你的观点更有吸引力呢？
高效表达的主要障碍，一般来说主要表现在四个方面，就是“讲话没条理，逻辑不清晰，重点不突出，观点没新意”。
普林斯顿大学的一项调查显示，智力、专业、经验只占个人成功因素的25%，其余75%来自于人际沟通。
这意味着，一个人的沟通能力有多强，某种程度上决定了职业生涯的天花板有多高。不懂得沟通，经常让你像“埋没在沙子里的黄金屑”，只有苦劳却没有功劳！
毕业于哈佛大学，成为麦肯锡公司第一位女咨询顾问的芭芭拉·明托（Barbara Minto），提出了有名的思考和表达工具——金字塔原理，就是为了解决上述问题。
在上面的案例中，部门经理李涛要怎么表达，才会让别人容易听懂呢？
其实，他可以这样汇报：
“领导，小王是个优秀员工，我建议给他转正，原因有三个。第一，工作表现好，他工作认真，做事从不拖拉，工作都能按时完成，能够做到日事日毕。第二，沟通能力强，他跟同事打成一片，对人很热情，乐于跟客户沟通。第三，有学习精神，愿意向老员工请教，还热心于读书呢。”
你看，这样的讲话方式，是不是让人感觉好多了？
金字塔原理的第一个原则，是“结论先行、以上统下，归类分组、逻辑递进”。
也就是说，应用金字塔原理进行表达，要从塔尖开始自上往下看，也就是先抛出你的核心结论和观点，再自上而下、分类递进地讲出证据。
很多人可能会有疑问，说感觉不对啊，结论不都应该在出现在讲话或文章的结尾吗？你要是在一开始就说出结论，那你的讲话还有什么悬念呢？
请注意，你不是在拍悬疑片，你是在跟领导、客户沟通或汇报工作。你觉得对方有兴趣去猜你的结论吗？不可能的！
你需要先说结论给对方听，才容易引起他的兴趣。
所以，案例中的李涛在汇报时，先把“建议给小王转正”的结论抛出来，再用“第一、第二、第三”的分类递进方式，把“工作表现、沟通能力、学习精神”的证据讲出来，沟通效果就会好了很多。
来看一个汇报案例：
老板，公司的客户管理系统一直很好用，但上个月突然有几个销售大单没有签下来。（故事背景）
大家快要急死了，以为是系统出了问题。（问题所在）
后来我发现不是这样，而是跨部门工作流程出了问题，这下子可就严重了。（关键冲突点）
我马上梳理各部门的分工机制，优化了客户服务关键流程。（解决方法）
结果本月销售签单率比上个月提升了20%，我一下子放心了。（美好结果）
这段30秒钟的汇报，把故事背景、问题所在、关键冲突点、解决方法和美好结果都讲了出来，很大程度上提升了汇报者的价值感。
那你怎么样表达，才能做到言简意赅，在短时间内把要点和价值都说清楚呢？
其实，采用上面“结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进”的原则，然后与应用场景结合，灵活地改造和组合内容，多数情况下的效果可以让人满意。
比如说下面这段汇报，就达到了上述效果：
“领导很抱歉，我们部门上半年营收同比下降25%，这虽然跟新冠疫情有关，但主要是我们没有做好应急方案。下半年，我们将依靠三方面的措施完成目标：第一是增加2万名线上商户；第二是增加5个外贸代理商，在国际市场增加销售额22%；第三是帮助工厂整合供应链，以保障产品销售和生产效率。”
请注意，你讲话时用来支撑每个论点的论据，最好不要超过7条。为什么呢？
心理学家乔治·米勒发现，普通人的大脑很难一下子记住7件以上的事情。为了说明这个问题，给大家举一个例子。
假如你要去超市，问了一下妈妈：“我想去一趟超市，你有需要买的东西吗？”妈妈说：“你买点葡萄，再买点牛奶。”
你走到门口，妈妈说：“土豆、鸡蛋都没了，你也买一点。”你打开房门，她又说：“再买点胡萝卜，桔子，咸鸭蛋。”
你走到电梯口，妈妈说：“再买些苹果回来。”等你走进电梯，她又大喊一句：“再买点酸奶吧。”
你能记得住要买哪些东西吗？绝大多数人是记不住的。
根据金字塔原理，支撑观点的论据或事实，最好不要超过7条；一旦超过4、5条后，就需要归类分组，这样才能更好地记忆。
在上面的案例中，你要怎样做，才能更容易记住妈妈让你买的东西呢？
比如说，你可以把要买的东西，分为水果、蔬菜、奶蛋三类。水果要买葡萄、苹果和桔子；蔬菜买土豆、胡萝卜；奶蛋产品呢，是牛奶、酸奶、鸡蛋和咸鸭蛋。
你看这样一来，理解和记忆效果是不是就好多了？这就是归类分组原则。
在思考和分析问题时，我们多数都是从具体的迹象出发，来寻找背后抽象的原因。
这相当于是从金字塔的底部往上看，是从现象出发，来寻找一个统一性的解释。这叫自下而上的思考过程。
但是当你跟别人沟通时，你先要把金字塔的“塔尖”，也就是结论讲给他听，然后逐层分解并细化为具体的论据。这叫自上而下的表达过程。
总之，“自下而上思考、自上而下表达”“纵向总结概括、横向归类分组”“先讲案例故事，然后提炼精华”，这就是高效表达的基本方法。
你理解了吗？
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快来说说，汇报工作时，你有哪些技巧？
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