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有群友问小懒关于文件整理的一些方法，寥寥数言难以表尽。

所以出一期文章分享常用的高效文件管理方法，再分享一些实用工具，希望有所帮助。

我们之所以整理文档，就是为了后期更快得找到，高效为王。

正文

本文分为四部分：

文件整理，文件命名和归档，常用文件（夹）管理，文件备份。

所有软件后台都会附上安装包，下载地址见文末。

前言

之前在信息管理课里小懒提过GTD法则（Get Things Do）

文件管理也遵循这个原则。

特别在微信开启文件自动下载之后，很多群的文件都会自动保存本地，好处是避免文件过期，坏处就是文件太杂占用空间太大了。

定期整理分类很有必要。当然，建议把微信文件的默认保存位置设置在C盘以外，不然容易爆。

微信群不像qq群一样有群文件的概念，大家手机电脑里微信经常占用巨大空间，所谓国民软件让空间小的国民苦不堪言。

废话不多说，之间进入正式内容。

文件整理

文件整理分为四块：

桌面整理，重复文件整理，文件夹整理。

「桌面整理」

关于电脑桌面整理可以看小懒的这篇文章：

一键操作，桌面整理大杀器！

补充一点：

如果你用的是腾讯桌面，而且平时需要处理的文件文档比较多，可以按照四象限法则在桌面新建这几个盒子。

再把需要处理的事项和文档丢里面，处理原则见下图。

对于桌面上的文件（夹），留存原则是会用到，正在用，经常用，硬盘里放的是历史文件，做好归档。

「重复文件整理」

对于硬盘里的重复文件整理，小懒给大家安排的是AllDup

在这篇文章里分享过教程：懒人私藏软件，免费又专业！

有用的文件留存一份，做好归档，没用的一起删除就行。

「文件夹整理」

文件夹整理小懒要安利自己合成的这个软件了，网上找到开源代码，改动了一些，还是很实用的。

发给大家的压缩包解压后可以看到主程序exe和配置文件config.json。

双击打开软件，可以在软件里直接修改配置，然后保存。

软件按照上图分类，按后缀整理到单独的文件夹，你可以自己再扩展文件后缀名（注意双引号和逗号都是英文的）

可以点击按钮选择要整理的文件夹，或者直接复制文件夹路径，然后点击开始整理就行，如下图：

一键操作，就整理归类好了。还支持误操作回退。

麻烦大家打开自己浏览器的默认下载目录，里面是不是杂乱无章，各种格式的文件都有。

用这个小工具就可以分类好啦！

就算是后续加入的文件，也可以继续用这个工具分类。

注：如果软件无法打开，请右键管理员运行，另外如果新文件名和整理过的文件名重复会报错，虽然这种情况很少。

文件命名和归档

小懒把文件命名拿来单独一节，因为这在下一步的文件管理中很重要。

快速定位所需文件位置离不开一个好的文件名。

举例说明：

A-文章-懒人文档管理方法-高效管理本地文件-小懒人.pdf

假设这样一份pdf，其实分了五个方案：

1. ABC：表面该文档质量，原则是“好”，“一般”，“部分参考”
2. 范围：该文件的类别，比如是文章，模板，还是课件，电子书，知识星球等等。
3. 名称：原本的文件名，这个一般可以不修改。除非是像小懒平时标题党的时候标题根本没说这篇啥内容，动不动NB，会员已破，那就得自己提炼一下。
4. 摘要/评价：总结核心和自己的评价。如果忙的话或者还不清楚啥内容，可以去掉。
5. 来源/作者：如果你有多个信息源，那么可以加上去，方便后面按照来源检索到内容。其实也可以去掉哈哈。

其中1，2，3作为重命名的目的，可以拿到文档后就处理；如果你倾向于优先归档同一类，可以2，1，3的顺序。

信息之间可以用“-”或者“_”连接。

如果你借助第三方知识管理工具比如印象笔记和有道笔记等，这样的分类对你进行知识复盘很有帮助。

当然，命名的方法五花八门，比如小懒平时写推文就是日期-公众号-主题，这里不一一细谈。

这时候机智的小伙伴们问了，没早点看到这篇文章，我本地文档太多了，懒得一个个重命名——小懒你拖更得负责！

负责就负责！

原本 小懒给大家找了advance rename，结果发现要钱的，要钱的不考虑谢谢。

所以后台准备了好压-批量重命名提取版，你随便找个版本解压，运行exe

举例说明，取平时给群友更新的生财文档，前面加上类别-级别，批量重命名，具体操作不细化了，识字就能做。

软件还有批量替换关键词和批量添加/删除，有这块需求的记得备一份！

常用文件（夹）管理

这部分有三个内容：归档，查找，快速访问

「归档」

上面的方法归档完单份文件之后，接下来就要考虑归档到文件夹了。

文件夹层级有几个原则：

1. 稳定和统一：不会因为新增文件发生主题的变动。
2. 确定性：也就是主题明确。
3. 层级简单：从根目录到最深分类目录，不超过三层目录

我们要知道，归档的目的就算为了删除无用文档。

通常有几个文件分类：创建时间，项目类型，实用频率。

从原则到分类都很好理解，这里小懒就不介绍得太详细了。

比如上面小懒给大家做的文件整理工具就是利用项目进行分类。当然，只能对文件分类，对于文件夹不处理。

举例小懒根目录下有个懒人专属群文件夹，里面细化为生财文档，群友共享，付费文章，实用软件

平时给大家发完文档就会整理进去，再进行备份到q群文件和上传蓝奏网盘等操作。

「文件（夹）查找」

这部分毕竟简单，同一类型的经过我们上面的归档已经可以定位。

单份文件（夹）的查找我们借助神器——Everything。

经过多次安利相信已经不用过多介绍了，搜就完事儿了。

你也可以给everything设置快捷键，或者固定到菜单栏（懒人就是这样），方便随时调用。

在几万份文件中秒级定位，天下武功唯快不破。

日常实用中默认功能足以，篇幅受限，这里不展开进阶玩法。

「快速访问」

对于我们常用的文件（夹），如何一步到位呢，这里四个方法。

1. 自带快速访问

   Win10是有自带快速访问，智能帮你常用的文件夹放在左侧的导航栏。

   不过这些不是固定的。

   你可以之间把常用的文件夹右键-固定到快速访问。

这样你可以按win+e打开任务管理器，快速打开常用的文件夹了~

PS：快速访问不仅支持本地文件夹，也支持服务器上的文件夹。

另外，你也可以通过快捷方式把文件夹索引丢到桌面，这种适用于零散，轻量的，临时性的文件夹。

2. Clover书签

   小懒曾安利过这个Clover软件：给资源管理器插上翅膀，有点意思！

   它不仅可以跟浏览器一样随意切换文件夹，还可以把文件夹固定在书签栏。

   这样你就可以打开新标签也后直接点击书签访问文件夹。

   Clover小懒还是觉得值得安装的，至于很多网友反应的会有弹窗，小懒平时用的火绒弹窗拦截，倒是没发现过。

   Clover官网：http://cn.ejie.me/

3. 桌面整理映射

   如果你安装的桌面管理工具是腾讯桌面的话，它有个文件夹映射功能。

   如果你跟小懒一样喜欢桌面更整洁的话，平时把格子收起来，在设置里勾上这个移动到标题自动展开的选项。

4. Quicker打开

   Quicker的更多介绍见这篇文章：体验群都在用的效率神器，不要错过！

   把经常用到的文件夹添加到quicker动作里，一键直接打开，快不可言。

通过上述学习，你已经可以快速定位文件，快速找到目标文件夹了。

接下来我们进行最后一步——文件备份整理

文件备份

小懒不打算涉及太复杂的备份理论，就聊聊硬盘备份和云盘备份

先贴出网上对于备份设备的总结评测：

备份遵循一个原则：

• 私人的，重要的文件备份在移动硬盘
• 不重要，可再生的文件备份到 国内网盘

这块太简单，就不用展开了。

学习办公常用的少文件备份可以用坚果云，小懒在这篇文章分享过：

信息管理简单分享

自动备份，多端查看分享，这块就不啰嗦了。

关于外接硬盘的备份，除了自己手动定期备份，还可以借助FreeFileSync和Beyond Compare 这两个软件，篇幅原因，这里不展开。

对于国内网盘，两个注意的点：隐私+防止被和谐。后者可以通过多层压缩加密解决。

总结

码了两天，总算写完了。

这篇文章重点在于本地文件（夹）的操作和整理。

参照GTD法则对于文件使用效率提升无非四个方面：

新文件的来源和定位，查找文件效率的提升，定位归档文件位置，删除文件留后路

和信息管理一样，文件管理的目的是为了以后更高效查找和学习。

文档就像一个知识库，随时等待着你的搜索和调取，都学完是不可能也没必要，但要用的时候不要找不到。

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