阅读本文需要10分钟,它将帮你彻底搞定关于PDF的问题!
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在我们工具课程的群里,时常有同学提出各式各样关于PDF的问题。比如:
如何编辑PDF文件?
有什么PDF阅读器推荐吗?
如何把PDF转换成Word?
……
其实,不仅仅是这些同学们有这样的问题,几乎一大半的上班族,对于使用率极高的PDF文档,都有类似的问题。
所以,我准备针对PDF这一极为流行的文档格式,写一篇超长的文章,帮你解决关于它几乎所有的问题。
在这篇文章中,我将会告诉你这些关于PDF的“秘密”:
一. PDF到底是什么?
二. 为什么PDF如此好用?
三. 如何阅读PDF?
四. 如何制作PDF?
五. 如何编辑PDF?
六. 如何在PDF与其它格式之间进行转换?
七. 我最常使用的PDF工具清单
好了,开始我的表演~
或许,你天天都会听到PDF这个词,但你知道它到底是什么吗?
PDF,是一串单词的缩写,全称是Portable Document Format,仅仅从单词上进行翻译,你就能看出它是“便携文档格式”。这一格式由Adobe公司开发,对,它和Photoshop有着同一个爹。
那么,为什么如此多的人,会极力推崇PDF这样的文件格式呢?
很简单,因为它好用。
至于好用的原因,关键就在于它名字中的一个词:便携。
这里的便携,并不是说便于携带,而是相比其它所有的文件格式,PDF是跨操作系统和应用软件的,要详细说明的话,它的便携性,可以细分为这些优势:
如果你给别人发送了一份Word文档,那么,极有可能遇到这样的问题:
这份文档你是在Windows上,使用Microsoft Office制作的,而接收文件的人,用的不是Windows系统,他用的是macOS或者Linux。
那么问题来了,这些操作系统上,Office软件是不一样的,可能是macOS版本的Office或者WPS,也可能是Linux下的OpenOffice或者LibreOffice。
不同操作系统下,使用的软件也不相同,这就导致在一些细节处理上,会有不同的结果。
说得简单一点就是:你发给别人的Office文档,他打开之后所看到的,并不是你想呈现给他的样子。
但是PDF不一样,无论使用什么操作系统、什么软件,不同的人打开之后所看到的,都一个样。
不仅如此,用Word之类的文件还会有一个问题:如果你的文档是使用“方正颜宋”这样的小众字体撰写而成,但是呢,文件接收者的电脑上却没有安装同样的字体。
那惨了,所有的字体,将会全部被重置。
这样的场景非常常见,比如,我的这份书稿,用“方正颜宋”字体所写:
而将文档发送到微信上,预览却是这样的,完全忽略了我最钟爱的字体:
但是,如果我把它转换成PDF,再发送到微信中查看呢?
好了,“方正颜宋”又回来了!
长久以来,Office所宣称的,都是“所见即所得”,但在跨操作系统和软件的环境下,它实在是“浪得虚名”。而真正实现“所见即所得”这一追求,PDF当之无愧的做到了。
所以,如果你希望发送给他人的文件,别人和你看到的是一个样子,请选择PDF文件格式。
很多人都知道,像合同这样的重要文件,都需要发送PDF文档,但是,却不知道为什么要这样做。
其中最重要的原因在于:权限。
在签合同时,我们多多少少会有一些防范意识,比如防止他人篡改文件。
在这方面,PDF的权限控制是非常贴心的。你可以通过Acrobat等工具,限制他人修改文档内容。
再比如,我写了一份书稿,发给他人预览。但是,对于自己的作品,我必须得留一个心眼:不能让他打印出来。
没问题,PDF可以做到限制打印。
聪明的人可能会想到针对限制打印的解决方案:把文档中的文本直接复制出来,粘贴到Word不就行了?
没关系,在PDF文档设置中,限制它复制文本就行了。
甚至,连他人是否能够打开这份PDF文档,我都可以限制。
这便是PDF的文档权限,它可以限制四个方面的访问权限:
限制他人打开文档
限制他人编辑文档
限制他人打印文档
限制他人复制文档
详细的权限设置如下图:
以上两点,可以说是PDF文档最大的优势,所以,无论从易用性还是安全性上考虑,在向他人传递文件时,我们都会尽量选择PDF格式。
而在使用PDF文档时,我们不外乎有这么几种需求:
阅读
制作
编辑
转换
下文,我们就来谈谈,如何优雅地搞定其中每一个需求。
沙牛提示:下文推荐的工具中,如无特别说明,均为免费。
对于大部分用户来说,使用PDF最多的场景,仅仅是阅读,比如阅读PDF的电子书等等。
如果只是阅读文档,而不需要编辑、标注等操作,那就太简单了,完全用不着安装Adobe Reader、Foxit Reader等等臃肿的工具,使用最轻量级的工具就能解决。
在用户最多的Windows操作系统上,我极力推荐的PDF阅读工具是SumatraPDF。
SumatraPDF这款PDF阅读器真是简洁到了极致,安装文件仅仅只有不到10M。因为其体积如此之小,而且仅仅包含了阅读功能,以致于打开一份PDF文档时,快得让人汗颜。
所以,我把它设置成了PDF的默认打开工具,在仅仅是阅读PDF时,都用它来进行。
如果仅仅是阅读,那么,在macOS操作系统上,你甚至无需安装任何其他软件,直接使用自带的“预览”app就能够打开PDF文件。
值得说明 的是,使用“预览”app来阅读PDF的体验非常棒,无论是打开速度,还是平滑滚动,都可圈可点。
而且,你还能使用这一操作系统自带的app,来对PDF进行批注。
如果你需要在iPhone或者iPad上阅读PDF文件,那么,我极力推荐两款工具:GoodReader和PDF Expert。
其实,GoodReader并不是一款专门的PDF阅读器,而是一款文件管理器+支持众多格式的阅读器,使用它,你可以管理大量的文件,并且还能打开除PDF以外的,视频、图片、文本等等文件。
而在阅读PDF文件上,GoodReader也有着不少自己的特色,比如裁切掉过多的空白边缘、标注等等。
相比GoodReader,PDF Expert则更加纯粹——从它的名字就能够看出来,这是一款专注于PDF文件的神器,无论是阅读、批注还是编辑PDF文件,它的表现都极为优秀。
关于PDF Expert,我会专门写一篇文章来详细介绍。
GoodReader和PDF Expert这两款app都是收费的,前者30软妹币,后者则需要68软妹币。
另外,68软妹币购买的PDF Expert仅仅包含阅读和批注功能,并不包含编辑。值得说明的是,批注和编辑是两个不同的功能,大部分用户并不需要编辑功能。
值得注意的是,在PDF阅读这件事上,PDF Expert可谓做得相当优秀,甚至是很多细节方面。
比如,前文中展示过GoodReader如何裁剪PDF的页面,我们再来看看PDF Expert是如何处理的:
至于如何在两者之间进行选择,分享一下我的看法:
GoodReader和PDF Expert之间的差异,就像是Windows和Mac平台的差异——前者的一大亮点是通过文件结构来管理各种格式的文件,而PDF Expert则更加纯粹,把针对于PDF文件的各种功能做到了极致。
所以,如果你只是阅读PDF,而不需要经常编辑或批注,又涉及到文件管理的需求,那么,GoodReader会很适合你。
反之,则选择PDF Expert。
在Android系统中,我似乎并没有用过优秀的PDF阅读工具,而是用了大名鼎鼎的全家桶Office工具来搞定,那就是WPS!
值得一提的是,在任何平台上,你都可以通过WPS来搞定PDF的阅读。
关于PDF的第四个问题:如何制作PDF?
和Word等文件相比,PDF文件的制作比较另类。如果你要制作一份Word文档,那只需要在桌面上点击右键,就可以新建一份docx的文档。
但是,大多数情况下,我们不能或无需直接制作一份PDF文件——它通常由其它格式转换而来。
所以,要制作PDF文档,一般有两种方式:
在其它软件中另存为PDF。
使用虚拟打印机生成PDF。
随着PDF越来越流行,现在,大多数的文字编辑都已经原生支持导出为PDF文件。最具代表性的,就是微软的Office全家桶,你只需要点击另存为,并选择PDF格式,就能够搞定。
除此之外,我最经常使用的编辑器,诸如Bear、Typora、石墨文档、幕布等等,都能够直接导出为PDF文档。
但是,也有不少编辑器,是不能够直接另存为PDF格式的,比如早期版本的Office,以及我使用的EmEditor。
这时,你可以通过虚拟打印机来导出PDF文件。
很多小伙伴可能不明白虚拟打印机到底是个什么鬼,其实可以这样理解:真实的打印机,打印出来是几张拿在手上的纸,而虚拟打印机,打印出来的则是一份文件。
所以,对于使用旧版Office,以及需要在其它不能直接导出PDF的编辑器中,你可以通过安装PDF虚拟打印机,来输出需要的PDF文件。
安装虚拟打印机之后,在需要导出PDF文件的时候,只需要按下Ctrl+P,打开打印界面,并选择该虚拟打印机,之后,就可以保存成为PDF文件了。
至于虚拟PDF打印机的相关软件,我推荐doPDF,有免费版本供使用,而且打印精度比很多同类软件更高。
关于PDF的编辑,可以分为两个类别:一是批注,二是真正意义上的“编辑”。
大多数人使用PDF时的编辑操作,更多仅仅是批注。
所谓批注,是指在阅读一份PDF文档时,对文档中的内容进行高亮、划线、写笔记等操作。
比如,我偶尔会在iPad上使用PDFExpert来阅读PDF电子书或者一些PDF文献,配合Apple Pencil,一边阅读一边批注的过程简直不要太爽。
另外,我把签合同这样的工作,也交给了iPad和PDFExpert来完成:
以前签合同,在收到对方的合同之后,我需要打印出来签字,然后寄出,或者扫描为PDF回发。
而现在,我直接将合同文件发送到iPad上,并用PDFExpert打开,签上字,就可以直接回发给对方了。
这些操作,其实都只是PDF的批注功能,并不算真正意义上的PDF编辑功能。
所以,对于大多数用户来说,使用PDF批注的场景会更多。
现在我们再来谈谈真正意义上的PDF“编辑”。
在前文中介绍PDFExpert时,我们提到这款基于苹果生态的app,你需要支付68软妹币来购买它,但是,购买之后,你会发现它还有一个内购功能——再支付68来解锁它的PDF编辑功能(现在内购已经更新为订阅形式,费用为353/年)。
所以,曾有不少学员问我:需要额外购买这个编辑功能吗?毕竟,看PDF电子书的时候是需要记笔记的。
看了前文对于PDF批注的说明,对于这个问题的答案,你一定了然于心:大多数用户完全不用额外购买编辑功能,因为在你花68购买的app中,已经可以对文档进行批注了。
那么话说回来,到底什么是PDF真正意义上的“编辑”功能?
我们可以用一句话来说明:
PDF的编辑功能,是指对PDF文件的原始内容进行修改。比如修改原始内容中的文本、删除原始内容中的图片等等,这些都属于PDF的编辑功能。
对于复杂的编辑功能,我建议尽量在电脑上完成。
而电脑上的最强PDF编辑软件,无论是Windows还是macOS操作系统上,都非Adobe Acrobat莫属——毕竟是Adobe亲爹!
要详细的介绍Acrobat,我们至少需要一篇专门的长文,所以,在今天的文章中,我们仅仅对它的编辑功能做一个简单的介绍。
在Acrobat中,最基础的编辑功能,便是编辑PDF文档中的原始文件内容,你可以添加、删除或修改文本内容。当然,要添加或删除图片,也不在话下。
PDF文档中的书签,相当于纸质书中的目录。但更为方便的是,在PDF文件中,你可以通过点击书签,来快速定位文档的位置。
在Acrobat中,你可以很轻松地编辑文档中的标签,只需要选中标题,按下Ctrl+B即可。
另外,书签的层级也可以自由拖动,以展示更加准确的文档内容结构。
如果你想在当前的PDF中插入一个新的页面,或者将当前页面删除掉,应该怎么办呢?
在Acrobat中,这完全是小菜一碟。它提供了专门的页面编辑功能,包括插入新页面、删除页面、旋转页面、提取页面,甚至拆分文档等编辑功能,满足你所有的页面调整需求。
甚至,如果你想对PDF文档新增页眉页脚或水印,也可以在页面编辑功能中去完成。
Acrobat的强大远不只于此,除了上面的基本编辑功能之外,它还提供了编辑交互对象、创建可由阅读者另行填写的表单、内容保护等非常强大的功能。
本文更多针对的是PDF的普通使用者,所以这里就不详细介绍这些功能了。
在PDF文档的日常使用过程中,我们面临最多的问题之一,便是如何在PDF与其它文件格式之间进行转换。比如PDF如何转换成Word、PDF如何转换成图片。
谈到PDF的文件格式转换,其中最多的就是和Word的相互转换了。
前文中,我们已经说过,新版本的Office中,无论是Word、Excel还是PPT,都能够通过“另存为”的方式,将文件转换成为PDF文档,那么反过来,如何把PDF转换成为更方便编辑的Word呢?
值得一提的是,并不是所有PDF都能够转换成Word,要实现转换的先决条件是:这份PDF文档中的内容,是文字而不是图片。
文字内容的PDF,通常由如Word之类的格式转换而来,而网上流传的很多电子书,则并非如此——它们大都是通过一页页扫描而来,所以,这样的PDF文档,它们的内容其实是一张张的图片,所以,这样的PDF,即使转换成Word,它的内容也是图片,而不是文字。
因此,要把PDF转换成可编辑的Word文档,先决条件就是PDF中的内容应由文字组成。
那么,面对这样的一份PDF文档,我们应该如何转换成Word呢?你可能需要下面这些工具。
对于PDF操作需要不多的小伙伴,完全用不着为了百年难得一见的需求安装一个软件,Wodershare出品的hiPDF在线编辑就可以帮助你搞定它!
hiPDF为你提供了非常丰富的PDF编辑功能,看看下图的功能列表,有你需要的吗?
你只需要选择对应的功能,再上传你的PDF文档,即可完成对应的操作,之后,下载即可。
如果你处理PDF文档的需求比较多,那么,你还可以下载hiPDF的桌面软件。
hiPDF官网:https://www.hipdf.cn/
和hiPDF类似的在线PDF工具集,也有桌面版本。
官方网站:https://lightpdf.com/zh/
这篇长文的最后,为你汇总我最常使用的【PDF工具清单】。
iOS/iPadOS:PDFExpert
Windows:SumatraPDF
macOS:自带“预览”app
Windows:Acrobat、Drawboard PDF
macOS:Acrobat
值得一提的是,相比Acrobat,Windows下的Drawboard PDF更加简洁易用,看界面就能说明一切:
而且,这款从前88软妹币的软件正在中,你可以直接在Microsoft Store里免费下载到,此时不收,更待何时呀!
我的转换需求不多,所以前文的在线工具完全能够满足我的需求。
最近,我会把这篇文章的内容录制成视频,等我推送!
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