Excel 公开课来啦~
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以下是正文↓↓↓
小伙伴们,大家好,我是农夫,专治疑难杂【数】的农夫~
距离 2021 寒假结束、冬奥会闭幕已经过去挺久了,各地高校也纷纷开启了线上线下上课模式~
然鹅……面对新学期,有些同学除了要开启新课程,还要面对上学期挂科补考的「悲惨境况」;
让这些同学无奈长叹:出来混,早晚要还的~
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所谓:「城门失火,殃及池鱼」,挂科风波还影响了部分专业老师,因为他们要统计挂科同学的科目及数量。
这不,我最近收到了一位朋友发来的,关于学生挂科情况的数据,如下图:
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而他想整理成另一个表,里面有每位学生对应的挂科课程及一个总的挂科课程数量,并对挂科课程总数进行排序。
然鹅……他想了一天也不知道怎么入手处理![]()
听了他的需求后,我很快就利用 Excel 最基础的功能,将数据整理成如下形式:
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朋友看过之后狂喜,他的需求完美解决!![]()
小伙伴们可以先想下,通过哪些基础的操作能够达成这样的数据形式呢?
本着授人以鱼不如授人以渔的态度,接下来,我就为大家详细说下此次数据处理的具体方法。
按【Ctrl+A】键选中所有数据,点击【插入】选项卡——数据透视表,在出现的页面中选择【新工作表】,确定即可。将姓名字段先拖入到行区域,再将课程名拖入到行区域,这样就初步构建好了数据整理框架。❶ 点击数据透视表所构建的数据统计表,菜单栏中就会出现【数据透视表分析】、【设计】两个新的选项卡;❷ 点击【设计】选项卡,点击【报表布局】选项,选择【以表格形式显示】;❸ 再次选择【报表布局】中的【重复所有项目标签】,即形成了以下的数据呈现形式。继续点击【设计】选项卡-【分类汇总】,选择【不显示分类汇总】,点击【设计】选项卡-【总计】选项,选择【对行列禁用】即可。建立完基本的数据展现形式后,我们来统计每个人的挂科次数。这个时候就要借助条件统计函数 COUNTIF 了,其具体语法如下:
现在,我们在课程名这一列后构建新列,并命名为挂科次数,填写计算其函数。该公式表示如果在 A4:A297(姓名列)这一数据区域中有符合 A4 条件的,则进行计数。如,陈红在姓名列中共出现 11 次,则 COUNTIF 函数返回的统计次数结果为 11。其中,查找区域列我们使用「$」符号进行了固定,形成了单元格区域的绝对引用,即无论将公式复制到哪里,都将引用同一个单元格区域。当鼠标移动到单元格的右下角小方块上,变成黑色的十字时,双击即可填充整个挂科次数列。所有数据处理完毕后,我们就要对相同姓名及对应的挂科单元格进行合并居中操作了,这样最终的报表才能一眼看出某个学生的挂科情况~使用快捷键【Ctrl+A】,全选所有数据,再点击新的工作表,右击鼠标选择【粘贴选项】中的【粘贴值】进行粘贴。为了更好突显专业中的「挂科王者」,我们将学生挂科次数按从大到小降序排序。选择【数据】选项卡-【排序】,在排序页面中,主要关键字选择【挂科次数】,对应的次序选择【降序】;点击数据中的任意单元格,选择【数据】选项卡中的【分类汇总】,在分类汇总页面上的【选定汇总项】中勾选姓名列,其他列不勾选,其他默认,点击【确认】即可。按【Shift】选择最后一个空格,使用定位快捷键【Ctrl+G】选中所有空单元格,在【开始】选项卡中点击【合并后居中】。再次点击数据中的任意单元格,选择【数据】选项卡中的【分类汇总】;在分类汇总页面上的【选定汇总项】中勾选(列 A)列,其他列不勾选,其他默认,点击【全部删除】即可。在合并后的列中,选中第一个合并的单元格,按【Shift】选择最后一个合并的单元格;在【开始】选项卡中点击【格式刷】刷整个姓名列,再次选中居中调整后的姓名列,点出【开始】选项卡中的【格式刷】刷整个挂科次数列即可完成两列的数据合并。当然,你也可以双击格式刷,这样就可以对任意多列连续刷了
这不仅适用于统计专业中学生的挂科次数,也适用于统计公司员工销售不同品类产品没有达标的项数、不同员工报销项目项数、不同地区或公司购买的不同品类的商品统计等等。设计选项卡—报表布局(以表格形式显示和重复所有项目标签)这也说明,只要你能将 Excel 软件的基础操作掌握,通过不同的组合就能应对很多数据处理的需求。如果本篇文章对你有帮助或有所启发,欢迎「点赞」、「评论」和「转发」哦,你们的支持是我前进的动力~Excel 主题公开课——《Excel 高效办公技巧大盘点》
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