做数据治理行业的工匠者 ——浅谈物料主数据实施难点、策略及方法步骤

所谓主数据，是指企业各个业务系统间能够共享的数据，也可称之为企业的基础数据，如物资、客户、员工、组织机构、财务数据等等。主数据需在整个企业范围内、各业务系统间保持一致、完整、可控，它与业务数据的最大区别就是稳定性、共享性和高价值。

物料主数据是各类主数据中最复杂的一种。从范围上讲，它包括物资、产品及服务；从结构上讲，它有层级、分类别、有多种描述规则；从业务数据的量级上讲，它是所有主数据中拥有业务数据最多的一种。

物料主数据的范围指企业生产、建设、设计、销售和科研所涉及的各种物资、产品及服务。

物料主数据对企业的意义可以从以下几个方面得到验证：

（1）物料分类管理，对规范描述至关重要，只有按照专业分类后，同一性质的物料在一个类别下才能统一描述规则；

（2）满足快速定位及查询的需要，减少无效操作时间，提高工作效率；

（3）是企业统计分析的前提，满足管理需要，为企业决策提供有力支持；

（4）物料主数据实施后，大幅度降低了物料重码率，为降低库存提供了保证，节约大量库存储备资金；

（5）物料主数据标准化是电子商务和ERP系统正常运行的前提和保障。

主数据管理项目是一个企业级的战略性项目，跨组织、跨部门、跨系统协调难度大。尤其是物料主数据建设标准和数据清洗时候，协调难度大，骨干核心员工参与项目时间难保障，数据质量难保障。众所周知，大企业部门间往往有着自己的壁垒，在推行主数据系统时，系统的调研、部门的协调、人员的抽调、调配都会消耗大量时间，这也是主数据项目建设实施过程中比较难把控的部分。针对以下常遇到难点，笔者总结相关的应对策略。

◆困难与挑战①：组织结构复杂，协调难度高。

相应策略：建立强有力的项目管理组织，加强管理和协调。形成以太原重工为主的项目领导小组；从企业总体利益出发，统一实施、统一协调、统一决策。

◆ 困难与挑战②：无法为项目争取到最合适的人员，专职资源的投入不足。

相应策略：加强项目宣传，争取高质量人员加入，与高层沟通以保证高质量人员的参与。

◆困难与挑战③：建立物料代码库数据库，工作琐碎，工作量巨大，容易出错，数据质量不高。

相应策略：选择选派责任心强、对相应主数据比较熟悉的人员整理数据；留有足够时间，不能因为赶进度而忽视了数据质量高层领导要高度重视，要保证数据整理人员工作时间；如果资金允许，准备一定数额的经费，用于对数据整理人员激励；制定明确责任与数据整理计划。

物料主数据常见项目组织机构举例：

企业现有运行业务系统物码转化是难点

主数据系统是一个企业级的系统。如果企业在总体IT系统建设时，就已经考虑主数据系统的建设，对企业各系统进行统一规划、接口设计，应将主数据系统建设在前、业务系统建设在后，那么主数据系统的构建，会顺畅很多。但现实的情形是，多数企业都是在各类业务系统（如HR、ERP、MES、CRM等）已经构建运营多年，企业的信息化发展提升遇到瓶颈时，才开始重视主数据，考虑建设主数据管理系统。由于主数据系统建设前，业务系统间数据都是以点对点的模式交互，导致主数据在各个系统间各自为政，信息孤立，这时建设主数据系统企业会发现，主数据系统正在挑战他们现有的IT架构：他们拥有太多的独立平台处理主数据。各种业务系统的主数据梳理、系统改造，影响面会非常广，业务风险点非常多，各个部门、各个系统、各类人员都需要协调推进，有可能会成为物料主数据项目不可承受之重。这是主数据系统建设推进困难的关键。

主数据建设6件事：定标准、搭系统、编代码、连接口、建体系、抓质量。

但实现手段会因用户环境的不同而做相应调整、变通。每个主数据项目都要根据客户方的具体情况制定不同的实施方案，下面简单介绍一下物料主数据的实施步骤：

称物料主数据管理实施顾问为拓荒者，原因如下: 

（1）利益冲突：如今的多数企业对物料主数据的认知还处于懵懂状态，他们并没有认识到物料主数据对于企业的意义，相反由于实施企业内部，部门间各自利害关系的存在，物料主数据实施后会给他们现有的平衡造成冲击，使之对主数据建设有抵触情绪；

（2）先入为主，习惯性思维顽固：由于受习惯性思维的限制，要改变之前的工作习惯、思维习惯，说服客户接受规范的主数据管理，等于顾问想把自己的想法装进别人的脑袋里，非常困难，常常为了一个很细小的问题也会花费大量时间。所以当物料主数据开始实施时，就像一个农夫去开恳一片荒芜的田地，要从最原始的状态入手。

为了加快项目实施进度，物料主数据要提前准备分类初稿、培训资料、实施计划等文档，整个实施过程可按如下步骤进行：

●调研：首先要了解客户需求，根据客户产业结构进行分析，确定各阶段需要时间和人员，产业结构复杂，物料涉及专业范围广，物料分类及模板讨论时间相对长些、人员要求多些，反之则短些、少些；

●确定分类：首先顾问根据项目经验及客户企业行业特点，整理出分类初稿后，组织专业人员对初稿进行讨论，最后确定企业分类标准。分类的原则，首先要根据物料的自然属性进行划分，其次，适当考虑制造工艺及管理的需要。确定分类时根据客户配合程度决定人员及组织形式，配合程度高，能够全程配合的企业，采用人员全脱产集中办公方式；配合程度低，不能全程配合的企业，可采用阶段性脱产集中办公的方式；无人配合物料主数据项目是无法实施的；

●确定物料描述规则：集中企业专业人员对物料描述规则进行讨论，制定出符合企业自身特点的描述规则，确定描述规则的意义在于解决物料描述的规范化问题。包括物料主要自然属性、取值范围和相互关系的确定。主要由特征量及特征量相关关系（如前置符、后置符、连接符等）组成。人员及组织形式同上；

●原系统数据清洗：物料分类与描述规则确定后，就要组织企业专业人员按照新的分类规则对原系统数据进行整理，这个过程专业名词为数据清洗。清洗的方式通常有2种：即单条清洗和批量清洗。单条清洗由清洗人员在系统中一条条录入，批量清洗由清洗人员利用EXCEL表通过批量操作导入系统。清洗过程最为漫长，由于涉及专业范围广，原始数据质量低，需要的人员数量巨大。进行清洗工作时，一定要先将数据按专业进行分组，然后再将清洗人员分组，按照专业组数据量的多少来抽调专业人员，避免人员浪费或不足，并指定有领导力的专业人员担任专业组负责人，负责工作任务的分工、下达、数据质量监督、审核等工作。由于清洗工作繁杂、琐碎、耗时耗力又无趣，如果不这样做很可能会造成清洗工作任务下达困难、推进无序、效率低下，无法在有效时间内完成清洗任务。最后导致项目失败；

●系统部署：按照惯例，系统部署应该在描述规则确定后、系统数据清洗前，但由于每个企业都有其特殊性，所以可根据具体项目实际情况安排系统部署时间，但最晚不能晚于数据正式清洗前；

●交付文档整理：物料主数据标准化项目交付文档有4个，分别是：《物料分类与代码》、《物料描述模板规则》、《物料代码提报指南》、《物料主数据管理维护细则》。需要特别提到的是，物料代码提报指南的编写是由客户方参与项目的专家集体完成的，并且编写工作贯穿分类制定、描述规则制定及物料清洗全过程，最终做出一版企业的提报指南供未来申请代码的专业人员参考使用；

●系统上线及切换：原系统有库存及有在途业务数据清洗完成后，新系统就可以正式上线了。上线后新旧系统切换方案的确定要由客户方管理人员、集成系统开发人员、实施方开发人员三方讨论确定。一般情况下切换方案有三种，客户方可根据企业自身情况进行选择：

（1）新旧系统并行一段时间，旧业务在老系统中走完，新业务在新系统中开始，要求管理配合推进执行；

（2）若没有可留用的时间，业务走到哪个环节就在哪个节点切换，由业务系统技术人员导出业务数据，将旧系统代码替换成新系统代码，再导回到业务系统中去，继续下一步业务；

（3）不管业务走到哪个节点，将所有业务单据关闭，全部业务从新系统重新开始；

●系统培训：最后要对客户方参与项目人员（关键用户）进行培训。主数据管理系统除了建设，运行维护更是一项长期的工作，任何系统都是要维护才能使其功发挥作用。因此参与过项目建设的关键用户是未来主数据系统运维的主要人选。系统建设完成后的贯标培训是为企业培养系统运行维护人才，然后由这些关键用户再去培训最终用户，并在此过程中得到锻炼，这样下去人才梯队逐步得以延续。