存量系统物料代码切换项目难点的剖析和应对措施

本文分享物码切换项目目标及原则，物码切换的策略和方法，同时以一个实际的案例来讲解切换详细步骤。

按国际通行标准（如eCl@ss）数据质量的优良变化具有周期性特征，应每隔5-7年进行一次优化清理，随着周围环境和技术的不断更新和发展，系统中的冗余物料和物料属性的变化需要优化。

对于一个大型集团企业，数据清理与系统调整项目的实施范围广，需要投入的资源多，受到多种因素和条件的影响和制约，在各种的风险类别中，管理风险和实施风险对项目实施的影响最大，是整个项目中最需要关注的两类风险。为了确保数据清理与系统调整项目的成功实施，必须从管理上统一认识，适应市场发展和技术创新，制定好风险管理总体方案和行动措施，尽可能合理选择风险管理技术和手段，进一步完善项目实施队伍的组织结构和沟通机制，提高风险防范意识，尽可能减少、控制和消除项目实施和部署过程中的风险。

1．在清理未清业务过程中，需要关注的重点：

（1）各业务部门分清职责、协同配合，保障未清业务及时完整处理；

如：需求计划，各业务部门都会在系统中创建需求计划；在系统中的表现形式就是：既有手工创建的预留、也有PP/PM/PS订单系统自动产生的预留。手工创建的预留在计划部门可以人工进行删除或关闭；

（2）在途库处理

公司间调拨业务（STO订单）、同一公司代码下不同工厂间转储、同一工厂不同库位间转储都可能产生在途库；在物码转换第三阶段之前，必须将旧编码的在途库收货入实际库，方可作后续业务处理：转换为新编码库存、向承运商索赔或入成本、费用直至盘亏、报废等.

（3）销售订单业务处理

销售订单是对外单据，而且要对客户开发票；发票上的物料编码、名称、计量单位应与销售订单上的各项完全一致。

2．在转换旧编码的库存过程中，需要关注的重点：

新旧编码物料库存转换过程中，物料库存数量和金额必须完全一致。特别是使用标准价、新旧物料的基本计量单位发生变化的。严格控制转换时间点：应在当月运行完毕物料帐、月结后在下月进行转换，而且要求库存转换前，旧编码物料不得作任何的收、发货业务。否则，即便数量一致，但金额可能不一致。

3．编码转换完成后仍然需要涉及旧物料编码作业务的特殊业务处理，需要关注的重点：

（1）内部单据的退库

对于已按旧物料发货需要退库的业务，如：成本中心领料、PM/PS工单领料需要退库的业务。

（2）销售订单退货

对于已按旧物料销售发货需要退货的业务，建议按新物料退货。这时，要求系统具有不参照“已开发票的销售订单”/“发票”创建退货销售订单的功能。如目前系统无此功能，则建议新增一种退货销售订单以便实现这种业务。

根据企业要求，物码切换项目目标为：

1.标准服务业务

借鉴各企业先进管理理念和行业最佳业务实践，梳理企业物料、设备、项目、财务、质量、计划、仓储等领域的业务流程，形成符合企业建设要求的设计方案。

2.物料编码精确实用

根据企业业务流程详细设计，为企业提出业务流程改进建议，协助企业进行业务流程重组，为系统切换奠定基础。

3.系统平稳过渡

以主要业务流程为主线，梳理企业业务系统之间的关系，设计ERP与其它系统的集成方案，规划实施方案。

4.管控落实到位

协助企业确定ERP实施的组织范围/功能范围/技术范围,确定实施步骤和策略,制定系统物码切换总体实施计划。

根据企业要求，鉴于中海油数据清理和信息系统调整项目的背景和现状，确立项目实施的五大原则：

在实施的新旧代码转换项目中曾经使用了以下三种方案，最终对比形成最优方案。

图1.物料代码切换方案

方案内容：

启用一个全新生产环境，执行新物码的重新初始化（含库存余额），历史代和交易数据被保存在原先的集团中备查。

优势：

数据环境相对单纯，无历史冗余数据。

劣势：

历史主数据和历史交易数据只能在备用集团中查询；涉及ERP系统其他模块和外围系统的工作量巨大。

方案内容：

新旧代码同时并存在企业ERP系统中，未清业务一次性处理，转换后企业用户使用新物码进行业务操作。

优势：

在同一生产环境保存历史交易数据；整体实施工作量相对前一方案较小。

劣势：

在一段时间内处理大量的未清业务，一些框架协议等业务是无法短期内处理完成。

方案内容：

继承方案二的内容，未清业务分阶段切换。

优势：

继承方案二优势；所有未清业务可以预留企业一定时间进行处理，降低对企业业务连续性的影响。系统切换时，数据量大大减少。

劣势：

继承方案二的劣势；数据清理和支持周期较长，项目支持成本相对增加。

（1）实施方法一：一次性冻结清理方案

物料分类及模板调整完成后，涉及调整的物料组、物料代码全部进行一次性处理（新增、修改、冻结），所有未清采购业务和库存业务全部移转到新的物料代码上进行。

（2）实施方法二：分步冻结清理方案

物料分类及模板调整完成后，涉及调整的物料小类（新增、修改、冻结）和物料描述修改采用一次性处理；而涉及冻结的物料代码采用分步清理：总部先发布冻结清单，各系统根据清单中的物料梳理未清业务，待相关业务清理完成后再冻结物料。

分步冻结清理方案，细化为二个实施策略

（1）集中实施

（2）分步实施

物料代码冻结：对物料代码冻结根据模板修订的进度分批发布，每批实施时，EC、ERP系统需要延期分步调整。

1）物料分类调整

总部统一发布物料分类调整（新增、修改、冻结）清单，根据模板修订进度分批实施，每批实施过程：MDM平台先实施后，统一分发到EC、ERP等系统。

2）物料描述修改

总部分批发布物料代码描述修改的清单，每批实施过程：MDM平台实施后，统一分发到电子商务平台、ERP、合同管理等系统。

物料描述修改后，涉及的相关未结业务，企业可根据总部下发的《物料新旧描述对照表》进行备案。

3）物料代码冻结

总部分批发布冻结物料代码清单。每批实施过程：MDM平台先实施冻结，2个月后同步到EC，4个月后同步到ERP系统。

ERP系统是企业资源管理的核心系统，也是物料主数据的主要应用系统；同时物料主数据作为ERP系统内贯穿整个业务流程体系的重要数据，在采购、生产、销售、库存、项目管理、质量检验、设备维护等业务领域都存在大量的应用。物料主数据的调整将会影响ERP及各个外围系统的应用，主要的影响分析如下：

（1）对主数据的影响：系统中物料主数据的物料描述、属性值、物料组将要根据清洗结果进行调整。各所属单位物料主数据的评估类与物料组对应关系将受到影响。

（2）对未清业务单据的影响：物料描述修改、物料组修改、物料编码冻结、删除后，对现有未清业务单据将产生影响，包括ERP系统内的未清单据，以及ERP系统相关的外围系统的未清单据，都将受到影响，例如采购订单、销售订单、询价单等。

（3）对特殊业务的影响：例如海关监管物料编码需要转换成新编码（或物料描述发生改变），将与报关时的物料产生差异，不能达到海关监管的要求。

（4）对计量单位的影响：新的分类标准下存在基本计量单位与原标准计量单位不一致的情况。这部分物料编码将通过删除原物料、创建新物料的方式实现，需要提供新旧编码对照表。物料价格将随着物料主数据计量单位变化而转换。

（5）对历史业务统计的影响：部分编码需要进行删除，重新创建新的物料编码，将会导致新旧物料编码的失联，对于统计历史单据数据的相关业务将存在影响。

（6）对财务记账科目、科目余额及预算的影响：

（7）对打印单据的影响：部分物料描述需要修改，使提报需求的物料描述和采购到货的物料描述不一致，导致领料单与入库单和出库单打印的物料描述不符，对流转中的采购业务产生影响。

（8）对重点业务的影响：

ERP系统调整方案主要包括调研分析、方案设计、工具开发测试等几方面内容。调研分析工作主要是了解各个单位的详细情况，进行分析设计，为后续方案设计工作提供能够落地的解决方案。方案设计包括未清业务清理方案设计、权限调整方案设计、系统配置方案设计、切换工具方案设计和用户培训方案设计，是后续项目实施的大纲。系统支持包含切换支持和上线支持两部分工作，切换支持主要是支持用户进行未清业务的清理，上线支持主要是数据切换完成后，对遗留问题的清理工作。

具体切换5大步骤，详细内容如下：

1）第一步：形成五大清单

根据数据清理结果，梳理出能够落地到系统中的五大清单。

图2.形成五大清单

2）第二步：提前发布五大清单

通过项目管理平台发布五大清单，用户提前开展未清业务清理工作。

提前两个月发布五大清单，同时在系统中打上冻结标识，促使企业加快处理未上传采办系统的采购需求，以防物料编码冻结后不能上传采办系统，造成采购需求重新提报，用户尽快处理未清业务同时申请新编码。

图3.提前发布五大清单

图4.冻结标识介绍

3）第三步：调整系统

冻结、删除物料编码、借助工具统一调整物料组、统一修改物料描述。

图5.系统调整流程图

统一调整物料描述：物料描述修改后，检查入库单、出库单、领料单的取数逻辑。如果打印的领料单、出库单、入库单中的物料描述直接从物料主数据取数，会造成物料描述修改后：

图6.系统相关单据调整示意图

4）第四步：未清业务清理

分三个阶段开展未清单据和未清库存的清理。

图7.未清单据的清理

各企业开展6个月的未清业务清理，其中4个月内完成未清单据的清理、再加2个月完成未清库存的清理

5）第五步：新编码全面启用

全面启用新的物料编码。

一般建议周期共8个月，包含系统调整、系统切换、上线支持三个阶段。五个组工作计划如下：

图8.项目切换周期计划图

建议1：将物料编码优化工作作为一项持久而长期的工作

大规模物料编码清洗和切换活动后，企业能够加大审核和管理物料编码的力度，保持现有成果，不断细化和完善，定期组织清理冗余数据和不合规数据，确保物料编码的持续优化。

建议2：数据清洗结果的变化需有严格的项目管理机制作为保证

数据清洗结果对ERP系统的切换和调整影响非常大，数据清洗的结果变化频率，是项目能否成功实施的重要因素,需要兼顾项目的整体协调和组织，确保整体项目的稳步推进。

建议3：重视项目工具的设计、开发和培训，有效节省用户和顾问的工作量

不仅可以帮助用户处理未清业务，同时也可以帮助ERP系统在开发调整工作中，全面完整的搜索相关报表和增强，批量调整系统。

建议4：注重特殊业务的处理

在物料编码转换项目过程中,建议企业应特别注意特殊业务的处理，因为这些特殊业务会影响到物料条线上下游的业务开展，项目组会在本方案中重点对几类业务做详细的描述，如：公司间集成业务、销售业务、海关监管物料业务。

附录1：

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